5 formas de mejorar la relación con tu Inbox

Conoce las claves de la gestión mindful del email que utilizan los mejores ejecutivos del mundo

Manejar la cantidad de mensajes que nos llegan al buzón de correo electrónico se convierte para algunas personas en una tarea ardua y de difícil gestión. El uso y abuso generalizado del mismo y su incorrecta utilización como flujo de trabajo y archivo, provoca que se convierta en una carga casi inmanejable.

Las grandes empresas ponen su esfuerzo en proporcionar herramientas que mejoren la situación e incluyendo entornos de trabajo colaborativo donde la información se comparte en las distintas nubes, aunque todavía falta aterrizar una cultura y unas prácticas de trabajo que ayuden a reducir el volumen de emails y a mejorar su utilización como herramienta de comunicación.

Además de los inconvenientes que genera en la percepción de la propia carga de trabajo y en las creencias de autoeficacia, existen personas que incluso experimentan “adicción al email”, que es similar a cualquier otro tipo de adicción, generando que su cerebro libere dopamina cuando se reciben mensajes gratificantes. Esta situación incrementa la necesidad de estar continuamente chequeando el buzón, incurriendo en procesos totalmente improductivos y de alta distracción.

Por eso es tan importante que los managers y ejecutivos, así como toda la cadena top-down, sean más efectivos y manejen su relación con su bandeja de entrada de una forma más mindful.

De la mano de Rasmus Hougaard os dejo estos 5 tips que os ayudarán a ser más efectivos.

#1: Evita leer los emails como primera acción del día

El primer momento del día es aquel en el que nuestro cerebro se encuentra más descansado y es un momento perfecto para estar más concentrado  y ser más creativo.

Aprovecha este primer momento del día, entre 30 min y 1 hora para planificar. Poner el foco en los emails te sitúa en el corto plazo y te pone a expensas de las prioridades de los demás.

#2: Desactiva todas las notificaciones

Tener las notificaciones activadas en pantalla crea un ruido innecesario y una distracción permanente que te hace saltar de una tarea a otra sin casi poder evitarlo y dejando tareas a medias sin terminar. Te invito a que pruebes este tip por unos días, y que veas desde tu propia experiencia que cambios se producen en tu nivel de productividad.

#3: Asegúrate tiempo de concentración

Tienes la oportunidad perfecta para planificar tu tiempo e invertirlo en tareas que garanticen que las acciones más importantes se realizan en tiempo y forma.

Tener y dedicar tiempo de máxima concentración sin distracciones te asegura poder sacar el máximo rendimiento a tu potencial.

Hay algunas acciones que te pueden ayudar:

  • Bloquea tiempo en tu calendario agendando tus prioridades.
  • Bloquea mínimo una hora al día en tu calendario para invertirlo en tiempo de máxima concentración.
  • Agenda este tiempo cuando tu mente esté más concentrada. Puede ser temprano por las mañanas o por la tarde según tus rasgos de personalidad.
  • Cuando tengas definido el tiempo de concentración, establece objetivos claros a cumplir y evita distracciones, tanto electrónicas como físicas, así como las distracciones internas o pensamientos, que pueden ser incluso más fuertes.

#4: Reserva tiempo para chequear el email

Esto va a depender del volumen de tu bandeja de entrada, pero hagas lo que hagas, no chequees tu email con el autopiloto puesto. Ten en cuenta las siguientes cuestiones para planificar su lectura:

  • ¿Cada cuánto tiempo? Depende de tu estilo de trabajo y de la organización, pero con dos o tres veces por día podría ser suficiente.
  • ¿Durante cuánto tiempo? Calcula cuánto tiempo dedicas en un día y divídelo por el número de sesiones planificadas.

#5: Habla de la cultura de uso del email con tu equipo

Es importante que establezcas con tu equipo unas guías básicas de comunicación digital y qué se espera en este sentido. Cómo debe ser la comunicación digital, bajo qué circunstancias, a quién nos podemos dirigir, que información debe contener, etc. De la misma forma que tenemos socialmente establecidas unas normas aceptables de comunicación oral, y sabemos identificar cuándo la comunicación oral no es apropiada, lo mismo debería ocurrir con los emails.

Pequeños cambios en tus hábitos y en la forma con la que te relacionas con tu volumen de emails y con la carga de trabajo en general tienen un impacto directo en tu bienestar y en tu desempeño. Tú decides como actúas, ¿reaccionas o lo gestionas?

Referencias:

Hougaard, R., Carter, J., & Coutts, G. (2016). One second ahead: enhance your performance at work with mindfulness. Springer.

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